Внедрение технологии штрихкодирования требует создания базы данных товаров, хранящихся на складе. В случае, если поступивший товар уже был промаркирован поставщиком или производителем, можно запросить базу данных у них.
При отсутствии такой возможности придется создавать базу данных самостоятельно, маркируя товар либо в процессе приемки, либо в процессе хранения и внесения недостающих данных в базу вручную.
Условия создания базы данных по штрих коду
- Для маркировки товара, как и для любой другой складской процедуры, требуется время, свободная площадь, персонал и оборудование;
- Нанесение штрихкода или наклейка этикеток со штрихкодом требует обеспечения доступа к каждой маркируемой единице товара, т.е., на складе должно быть достаточно места или должна быть выделена зона маркировки;
- До начала процедуры маркировки должны быть подготовлены этикетки с учетом единиц товара: единицы, коробки и т.д.
Ошибки при формировании базы
- Самой распространенной ошибкой при создании базы штрих кодов является внесение товаров без разбития на группы, одним списком. Например, в списке “Продукты” может оказаться и хлеб, и молоко, и картофель. Последствиями этого становится невозможность ввода ограничений, например, на продажу алкоголя в ночное время или во время проведения акции установить минимальную розничную цену для одной товарной группы.
- Не соблюдаются правила ввода товаров, допускаются грамматические ошибки. Если название товара отличается от предыдущего хотя бы на один символ, машина воспринимает его как новый товар.
К чему это приводит:
- к дублированию позиций, т.е. в базу вносится товар, который уже присутствует там под другим названием;
- к неправильному планированию будущих закупок и ошибкам в расчете рентабельности товара;
- из-за того, что один товар внесен под разными названиями, заказывается дополнительное количество товара, которого на самом деле еще достаточно, и количество остатков возрастает в разы. Непроданные запасы портятся, и магазин несет убытки.
Что происходит с некорректной базой данных
Если дублированных позиций становится очень много, то неизбежна путаница. Проверить всю базу и удалить повторяющиеся позиции становится очень сложно. Проще завести новую базу. То есть, некорректное ведение базы данных штрихкодов значительно снижает эффективность автоматизации. Отчеты будут недостоверны, работа с поставщиками нарушится, непроданные остатки приведут к убыткам, а проведение акций максимально осложнится.
Обычный, линейный штрихкод содержит небольшое количество информации. Доступное количество символов – не более нескольких десятков. Это обусловлено тем, что данные, записанные в виде штрихов и пробелов различной ширины, считываются лишь в одном направлении, при этом длина штриха не несет в себе никакой информации.
Поэтому использование линейных штрихкодов подразумевает наличие дополнительного массива информации (базы данных), доступного для всех, кто занят учетом или обработкой сведений об объектах. В базе данных может храниться полное и детальное описание товара без ограничения по объему, в то время как с помощью штрихкода можно лишь однозначно идентифицировать товар.
Когда появляется необходимость в базе данных штрихкода?
- При автоматизации магазина, когда требуется быстро ввести в программу все наименования и характеристики товара. В зависимости от количества товара ручной ввод оператором может занять 1-2 недели. А наличие базы штрихкодов сокращает этот срок до 2-3 дней.
- При поступлении нового товара, который ранее отсутствовал в ассортименте магазина. База штрихкодов позволяет сократить время на создание новой номенклатуры и осуществлять быстрый прием даже больших партий нового товара.
- При значительном ассортименте товаров;
- Визуальная схожесть различных товаров;
- Совместное хранение схожих товаров;
- Высокий темп работы склада;
- Необходимость строгого соблюдения сроков годности;
- Штрихкодирование – обязательное требование реализации товара (например, в торговых сетях);
- Отсутствие логистических данных о товаре, необходимых для автоматизации складских процессов.
Алгоритм действий при обнаружении в базе штрихкодов товаров проблемного штрихкода
Для избежания потери прибыли следует руководствоваться несколькими принципами:
- Если одинаковый штрихкод обнаружен на схожих товарах, можно объединить их в одну карточку. Несущественные потери в статистике продаж, маркетинге и заказе продукции будут возмещены уменьшением количества проблем на кассе.
- Если один и тот же штрихкод стоит на разных товарах, товар придется маркировать заново.
- Если штрихкод не читается – обязать кассиров набирать его вручную или маркировать заново.
Таким образом, база штрихкодов, при условии грамотной с ней работы, позволяет быстро узнать информацию о товаре, облегчить учет и контроль, и, в конечном итоге, увеличивает прибыль торгового предприятия.
Штрихкод, как база данных
База данных служит обязательным дополнением к одномерному штрихкоду. Но сейчас стремительно распространяются двухмерные штрихкоды, в которых большое количество буквенно-цифровых символов хранится на весьма малой площади. Отличие двухмерного штрихкода от одномерного в том, что в двухмерном для записи информации используются как вертикальное, так и горизонтальное направления, в результате чего его емкость возрастает в десятки и сотни раз по сравнению с одномерным кодом. Поэтому двухмерный код зачастую не нуждается в сопутствующей базе данных, поскольку его емкости достаточно для хранения исчерпывающей информации об объекте. Практически, двухмерный код сам является базой данных. Именно в этом – его качественное отличие от одномерного кода.
Двухмерные коды незаменимы в автономных системах идентификации, или же для хранения сложных иероглифов, например, китайского или японского языка. Содержащиеся в них средства коррекции ошибок гарантируют более надежную защиту данных; этого преимущества лишены одномерные коды.
Единая база EAN
Международная некоммерческая организация EAN, занимающаяся вопросами штрихового кодирования, ведет всемирную базу данных штриховых кодов различных стандартов, в том числе EAN 13. Получить доступ ко всем содержащимся в базе сведениям невозможно, так как они не подлежат разглашению, но можно проверить отдельно взятый штрих код и таким образом узнать предприятие, выпустившее товар. Для этого создан онлайн-сервис GEPIR; найти его можно в разделе «Поиск по штрих коду (GTIN). Процедура проверки очень проста: достаточно ввести цифры штрих кода, и через мгновение появится информация о компании-производителе, вместе с контактными данными.
Региональные представители EAN в разных странах — официальные регистраторы — располагают собственными базами присвоенных производителям штрих кодов, интегрированными во всемирную систему GEPIR. Часто путают базы регистраторов, это неверно, так как любая регистратора работает в единой базе, а ее собственная — всего лишь реестр выданных предприятиям штриховых кодов. Наличие у регистратора своей, обособленной от EAN базы данных невозможно, так как при этом нарушается принцип уникальности и неповторимости штрихового кода.
Эта же схема распространяется на легальных российских регистраторов, работающих в области штрихкодирования.